Après 7 années de fonctionnement du régime frais de santé, il apparaît nécessaire de rappeler un certain nombre de dispositions relatives aux circuits d'information et d'échanges entre les organismes, d'une part, et leur opérateur du régime frais de santé, d'autre part.
Échanges d'informations entre l'organisme et son assureur
Toutes les informations relatives aux adhésions, modifications de situations administratives, radiations doivent être communiquées aux organismes assureurs dès que l'employeur en a connaissance. A titre d'exemple, la transmission tardive des bordereaux de radiation oblige l'assureur à procéder à une radiation à effet rétroactif qui peut être de nature à générer des indus.
De la même façon, et afin de permettre la mise en œuvre effective des garanties au profit de l'adhérent, il appartient aux services Ressources humaines de s'assurer de la complétude des dossiers avant envoi à l'organisme assureur.
Il est tout aussi essentiel de respecter le délai d'envoi des bordereaux de cotisations. Il a en effet été constaté que dans certains cas ces documents comptables parviennent plusieurs mois après la période à laquelle ils se rapportent. Or, ils sont essentiels au bon pilotage du régime. Ils constituent l'une des pièces indispensables à la construction des tableaux de bord sur lesquels s'appuie la Commission paritaire de pilotage pour prendre toutes décisions utiles à l'équilibre du régime.
En cas d'erreur inexpliquée sur les fichiers transmis par l'organisme assureur, il appartient aux gestionnaires « RH » de traiter les erreurs détectées. Ces fichiers doivent être traités chaque mois.
Rappel des règles relatives aux dispenses d'adhésion
Afin de se mettre en conformité avec le décret n°2014-786 du 8 juillet 2014, toutes les demandes de dispense d'adhésion doivent être formalisées par une lettre du salarié qui doit expressément comporter la mention manuscrite « Je reconnais avoir été préalablement informé par mon employeur des conséquences de mon choix de faire usage de mon droit à dispense d'adhésion ». Les justificatifs produits dans le cadre d'une demande de dispense d'adhésion doivent être fournis chaque année.
Pour mémoire, le salarié qui bénéficie d'une dispense d'adhésion au moment de la cessation ou de la rupture du contrat de travail ne peut pas adhérer au régime d'accueil. Il n'est pas davantage éligible au bénéfice de la portabilité.
Toutes les demandes de dispense d'adhésion doivent respecter ce formalisme y compris les dispenses de droit dont le principe a été précisé dans la lettre circulaire 012-16 du 7 mars 2016.
Enfin, il est rappelé que vous trouverez dans l'espace « Ressources humaines » rubrique « Complémentaire santé » du site de l'Ucanss (http://extranet.ucanss.fr/portail) un ensemble de fiches synthétiques régulièrement mises à jour permettant de traiter les situations les plus fréquentes et/ou de répondre aux questions des salariés au regard de leur droit et obligations sur le champ de la complémentaire santé.
Sur l'ensemble de ces sujets et sur toute difficulté d'application du protocole, les services de l'Ucanss sont à la disposition des organismes par mail à l'adresse complementairesante@ucanss.fr
