Levier majeur de l'accompagnement des parcours professionnels dans l'Institution, le tutorat représente un vecteur important d'intégration, de transmission des valeurs, d'appropriation des savoir-faire opérationnels et de développement des compétences en situation de travail.
En complément de la lettre d'informations LI0599 annonçant le lancement de la formation certifiante conduisant au Certificat de Qualification Professionnelle Manager Opérationnel (CQP MO) rénové, l'UCANSS, en partenariat avec les Caisses nationales et l'Institut 4.10, vous présente les enjeux et les modalités de mise en œuvre du tutorat dans ce dispositif.
I – Évolution du tutorat dans la formation certifiante CQP MO
La formation menant au CQP MO est désormais une formation professionnalisante au sens où elle vise l'acquisition, par le manager opérationnel, du socle des compétences managériales nécessaires à la tenue de son poste dans un organisme de Sécurité sociale.
Les modalités de formation et d'évaluation du CQP MO rénové, basées sur les situations professionnelles rencontrées par les managers opérationnels dans le cadre de leurs activités, impliquent le renforcement du tutorat dans ce dispositif national certifiant.
La formation s'adressant aux managers effectivement nommés, les fonctions du tuteur sont désormais centrées sur l'accompagnement et l'évaluation des compétences managériales visées par le référentiel de certification.
II – Mission du tuteur dans la formation certifiante CQP MO
Le tutorat est l'une des modalités formatives en situation de travail, facilitant l'acquisition et le développement progressif des compétences du manager apprenant.
Elle se traduit par une relation individualisée et formalisée entre le tuteur et le tutoré.
Le tuteur contribue à ce que le manager acquière les compétences managériales nécessaires à la tenue de son poste et obtienne la certification visée.
Pour ce faire, il participe au développement des pratiques du manager, accompagne l'expérimentation des situations professionnelles et évalue la progression dans les compétences mises en œuvre sur le terrain.
III – Profil attendu du tuteur et prérequis
Tel que défini dans les référentiels du CQP MO, le tuteur est un manager pair expérimenté, autre que le manager hiérarchique.
Des prérequis sont identifiés pour devenir tuteur :
Pratiquer ou avoir pratiqué le management de proximité pendant deux ans minimum (1)
Être volontaire
Être reconnu pour ses qualités relationnelles et pédagogiques
Avoir envie de partager les acquis de son expérience
Se rendre disponible pour sa mission et pour la formation des tuteurs CQP MO.
Il est formé à l'accompagnement et à l'évaluation des compétences, dimensions nécessaires à l'exercice du tutorat dans le CQP MO, qui font l'objet d'une formation spécifique à suivre par le tuteur, préalablement à l'exercice de sa mission (Voir chapitre VII).
IV – Activités tutorales prévues par le dispositif national
Les activités du tuteur relèvent de trois domaines complémentaires : organisation de l'activité, accompagnement et évaluation.
Organisation :
Garantir la mise à disposition des moyens pour l'alternance : connexion Internet, accès à la plateforme d'apprentissage, temps et lieu pour la réalisation de la formation prévue en organisme ;
Organiser le suivi de l'alternance intégrative en lien avec le formateur de suivi, le manager hiérarchique de l'apprenant, le RH ;
Planifier des points de situation avec le manager apprenant ;
Planifier les temps d'évaluation à la demande du manager apprenant.
Accompagnement :
Faciliter, en tant que personne-ressource, le recueil de la documentation, le recensement des outils et supports nécessaires à la formation, en amont et en aval du présentiel ;
Mobiliser son réseau de partenaires internes et externes en fonction des besoins du manager apprenant ;
Amener le tutoré à questionner et ajuster sa représentation du métier de manager ainsi que ses pratiques managériales ;
Suivre la progression du tutoré dans ses apprentissages managériaux et dans le développement de ses compétences.
Évaluation :« (2) »
Préparer l'évaluation formative des compétences en organisme, via les situations professionnelles à expérimenter ;
Organiser les situations d'évaluation selon les modalités déterminées dans le Livret d'Evaluation des Compétences en Organisme ;
Évaluer le manager apprenant, formaliser et restituer les résultats de l'évaluation.
(1) Comme prévu par l'article D6324-2 du Code du travail, la personne choisie comme tuteur doit justifier d'une expérience professionnelle de deux ans minimum dans une qualification en rapport avec l'objectif de professionnalisation visé.
(2) Se reporter aux référentiels CQP MO CPNEFP du 16 décembre 2016 annexés à la LI0599
L'Institut 4.10 invitera le tuteur à participer au bilan de la session de formation CQP MO à laquelle a participé son tutoré.
V – Mise en œuvre de la fonction tutorale
Le tuteur est, de préférence, choisi conjointement entre le manager hiérarchique du candidat au CQP MO et le responsable ressources humaines.
La désignation du tuteur s'effectue sur la base du profil et des prérequis définis dans le chapitre III.
Afin d'optimiser l'accomplissement de sa mission, chaque tuteur accompagne, au maximum, deux managers. « (3) »
Il dispose, à cet effet, du temps nécessaire à l'exercice de sa fonction tutorale et d'une préparation spécifique à sa mission.
Le temps dédié au tuteur pour l'encadrement d'un manager apprenant dans le cadre du CQP MO est évalué à 11,5 jours, répartis comme suit :
7 jours pour les activités d'accompagnement dont deux demi-journées de réunion de coordination avec le formateur de suivi ;
4,5 pour les activités d‘évaluation.
La préparation à la mission du tuteur nécessite notamment :
Le suivi intégral de la formation des tuteurs CQP MO, pour chaque tuteur qui s'engage pour la première fois dans le dispositif rénové (voir chapitre VII) ;
Un premier échange avec le tutoré et les autres acteurs du dispositif (voir chapitre VI) ;
Un cadrage de la mission qui peut prendre la forme d'une lettre de mission.
Ce document, co-signé par le tuteur et le service RH, formalise notamment les objectifs de la mission tutorale partagés entre les deux parties.
Ce cadrage s'appuie, d'une part, sur les missions, activités, responsabilités et compétences définies pour le tuteur et les autres acteurs du dispositif CQP MO et intègre, d'autre part, les spécificités du contexte interne à l'organisme et à la situation du tutoré.
VI – Rôle du tuteur et interaction avec les autres acteurs du dispositif
Le dispositif de formation certifiante CQP MO propose un accompagnement renforcé du manager apprenant, accompagnement qui mobilise un ensemble d'acteurs au sein de l'Institut 4.10 (responsable de session et formateur de suivi) et de l'organisme employeur (services RH et formation, hiérarchique du manager, tuteur) dans une logique de réussite.
Des temps de concertation et de coordination sont nécessaires entre l'Institut 4.10 et les organismes afin de veiller à la mise en œuvre des conditions favorables au développement des compétences des managers en formation.
Le tuteur est, en contact, côté centre de formation, à la fois, avec le responsable de session de l'Institut 4.10, en charge du déploiement de la session de formation, et avec le formateur de suivi qui accompagne individuellement le manager tout au long de son parcours de professionnalisation et de certification et qui sera, de ce fait, son interlocuteur privilégié.
Outre des temps de suivi à distance, des points de situation sont prévus entre le tuteur et le formateur de suivi lors de deux visites en organisme.
Côté organisme, le tuteur est en lien avec le responsable ressources humaines, garant de la mise en œuvre du dispositif de formation dans son organisme. Ce dernier s'assure de la mise à disposition, pour le tutoré et le tuteur, des moyens nécessaires à la réalisation du parcours de formation et de certification.
Le tuteur, tout en étant un manager expérimenté est différent du manager hiérarchique du manager opérationnel en formation.
En effet, la fonction tutorale se distingue de la fonction de management.
(3) Il s'agit d'une recommandation qui tient compte de l'importance de la mission tutorale dans le dispositif CQP MO. Le code du travail (article D6324-5) prévoit qu'un tuteur salarié ne peut exercer simultanément ses fonctions à l'égard de plus de trois salariés.
En tant qu'accompagnateur du développement des compétences d'un manager en formation, le rôle du tuteur est de suivre la progression du manager dans ses apprentissages managériaux.
S'agissant de l'évaluation des compétences, le tuteur évalue leur mise en œuvre opérationnelle par le manager apprenant via les situations professionnelles définies dans le référentiel de certification du CQP MO, à l'aide des supports remis.
Le rôle du manager hiérarchique se situe, quant à lui, au niveau de l'emploi et de l'unité : il met en place des plans de développement de compétences, individuels et collectifs, pour répondre aux objectifs de performance de l'unité, il accompagne le parcours professionnel de ses collaborateurs en mobilisant les processus RH.
Il évalue les compétences mises en œuvre dans la tenue du poste et reconnaît les performances individuelles au regard des objectifs fixés, notamment via l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement.
En tant que hiérarchique, il conserve son rôle de supervision du parcours de professionnalisation du manager apprenant, en lien avec le tuteur.
Sa participation aux bilans d'étape internes, organisés par le RH aux moments-clés du parcours de formation, y contribue fortement.
VII – Formation des tuteurs CQP MO (4)
La formation de tuteur est un préalable indispensable à la réalisation de la mission tutorale . « (5) »
Formé à l'accompagnement et à l'évaluation des compétences, le tuteur sera en capacité de mobiliser les compétences opérationnelles suivantes :
Organiser et accompagner le parcours du manager apprenant en utilisant la méthodologie et les outils adaptés au tutorat du CQP MO
Organiser et évaluer les situations réelles de travail en utilisant la méthodologie et les outils de l'évaluation formative du CQP MO
Communiquer efficacement avec les différents acteurs du dispositif de formation préparant au CQP MO
La formation des tuteurs démarre un mois avant le début de la formation des managers, l'organisme informera l'Institut 4.10 des nom, coordonnées et profil du tuteur.
Le RH a la possibilité d'assister à la première journée de la formation des tuteurs en tant qu'auditeur libre.
VIII - Financement de l'accompagnement tutoral et de l'alternance (6)
Outre les temps de formation et d'accompagnement dispensés par l'Institut 4.10 et remboursés par Uniformation, l'organisme peut bénéficier d'une prise en charge pour les temps d'accompagnement prévus au sein de l'organisme :
l'accompagnement tutoral : 11,5 jour ;
l'alternance intégrative, qui permet au manager d'expérimenter à son poste les situations professionnelles définies dans le référentiel : 21 jours.
Au total, 32,5 jours sont pris en charge à hauteur de 12 € par heure dans le cadre d'une période de professionnalisation « (7) »
au titre des actions d'accompagnement.
(4) Pour plus de précisions, consulter la fiche catalogue sur le site de l'Institut 4.10.
(5) Le tuteur qui aura déjà suivi la formation dans le dispositif rénové pourra participer avec bénéfice au troisième jour consacré au retour d'expériences et à la réflexion sur sa pratique tutorale avec ses pairs.
(6) Pour plus de précisions, consulter sur le site de l'Ucanss la Note de cadrage et d'orientation - Priorités de financement 2017 - CPNEFP du 30 mars 2017.
(7) Pour le contrat de professionnalisation, se reporter à la note pré-citée.
IX – Financement de la formation de tuteur et de l'aide à l'exercice de la fonction tutorale
Conformément aux orientations définies par la CPNEFP, une partie des dépenses de tutorat supportées par les employeurs dans le cadre d'un contrat ou d'une période de professionnalisation peut être financée par leur OPCA sur les fonds de la professionnalisation.
Ainsi, Uniformation participe à la formation des tuteurs : cette prise en charge forfaitaire s'effectue à hauteur de 15 € par heure de formation dans la limite de 40 heures, soit un remboursement de 315€ pour la formation des tuteurs CQP MO, d'une durée de 21h.
Par ailleurs, Uniformation propose à l'employeur une aide à l'exercice de la fonction tutorale : cette aide vise à indemniser forfaitairement l'employeur pour la mise en place d'un tutorat, à hauteur de 230€ par mois pour une durée maximale de 6 mois (soit un maximum de 1380€) dans le cadre d'une période de professionnalisation. « (8) »
X – Prime à la mission tutorale
Conformément au protocole d'accord du 3 septembre 2010 ,« (09) »
la formation certifiante CQP MO est éligible à la prime de mission tutorale.
Un point spécifique sur l'activité tutorale est fait à l'occasion de l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement pour les salariés concernés.
Cette prime est versée en une seule fois à l'issue de la mission de tutorat, lorsque celle-ci s'est réalisée conformément aux objectifs préalablement définis avec l'intéressé.
Ces objectifs doivent être fixés au regard des activités de tutorat prévues par le dispositif national de formation.
Son montant est proportionnel à la durée de la mission d'accompagnement tutoré réellement effectuée dans l'organisme ; il correspond à 5 points par mois, complet ou non. La prime peut atteindre un montant correspondant au maximum à 180 points par année civile et par tuteur.
Pour toute demande d'information complémentaire sur le dispositif, vous pouvez contacter :
la Sous-direction de la formation professionnelle de l'Ucanss : formation@ucanss.fr
(8) Le nom du tuteur doit être renseigné sur la demande de prise en charge.
(9) Protocole d'accord relatif à la formation tout au long de la vie professionnelle des personnels de organismes du régime général de Sécurité sociale
